Eventkoordination m/w/d

Wir suchen ab sofort Unterstützung für unser Veranstaltungsteam. Als ganzjährige Anlaufstelle heißt es bei uns täglich eine Vielzahl an Terminen angefangen bei Veranstaltungen von Partnern & Kunden, (interne) Meetings, Schulungen, Führungen von Hoteliers, Kundentermine unserer Partner, Umbauten sowie Anlieferungen und Abholungen zu koordinieren. Bei uns wird es nie langweilig: als weltweit einzigartiges Show-Hotel sind wir eine außergewöhnliche Location, die von unseren Besuchern sehr geschätzt und daher oft besucht wird. Die vielen Menschen aus unterschiedlichen Branchen & Unternehmen machen unser tägliches Tun umso spannender und unsere Aufgaben abwechslungsreich.  Stichwort Aufgaben – das sind die anfallenden Tätigkeiten:

• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen: Betreuung der einzelnen Schritte eines Planungsprozesses: Akquise - Erstkontakt mit dem Kunden – Unterstützung bei der Planung der Veranstaltung – Kalkulation & Angebotserstellung – Vorbereitung & Durchführung - Betreuung als Ansprechpartner während der Veranstaltung – Rechnungsstellung – Kontaktpflege 
• Besuchermanagement: Annahme und Koordination von Kundenterminen im Hotelkompetenzzentrum – Einteilung der Räumlichkeiten – interne Organisation 
• Interne Meetings: Abstimmung mit den Teilnehmern – Raumbuchung – Einladungsmanagement
• Anlieferungen & Abholungen: Koordination der Termine – Dokumentation
• Verwaltung & Einteilung der Tagungs- und Besprechungsräume

Das solltest du mitbringen - Fähigkeiten & Qualifikationen:

• Um bei den vielen verschiedenen Formaten & Anforderungen den Überblick zu behalten, suchen wir ein neues Teammitglied, das sehr strukturiert arbeitet und sich sowie sein Umfeld gut organisieren kann
• Die Kommunikation ist entscheidend: wenn du gern aktiv auf Menschen zugehst und offen kommunizierst – persönlich, am Telefon und per Mail – dann bist du bei uns richtig. Wir pflegen zu vielen unserer Partner ein persönliches und freundschaftliches Verhältnis und dafür werden wir sehr geschätzt
• In viele der Prozesse sind auch andere Teammitglieder involviert – daher legen wir sehr viel Wert darauf, dass du nicht nur eigenverantwortlich, sondern auch Hand in Hand mit dem restlichen Team arbeiten kannst
• Kreativität kann durchaus nützlich sein: nicht nur klassische Schulungen finden bei uns statt; auch Networking-Events und unsere eigenen Formate gehören dazu. Hier freuen wir uns auf neue Ideen und Ansätze, die für uns intern aber auch für unsere Partner interessant sein könnten. 

Das erwartet dich: Wir sind ein kleines 7-köpfiges Team und möchten in Zukunft wachsen. Aktuell bauen wir einen nagelneuen Tagungsraum für bis zu 90 Personen und erwarten viele Veranstaltungen in diesem Jahr – daher suchen wir dich! Wenn du dir vorstellen kannst, diese Aufgaben zu übernehmen und unser Team im Eventbereich zu erweitern, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Wir bieten eine einzigartige Arbeitsumgebung – 3.500m² voll mit den schönsten Produkten und ganz viel Inspiration, Hotelzimmern, einer eigenen Profiküche und einer ganzjährigen Messe. Arbeiten mit uns macht sehr viel Spaß und bedeutet viel Kontakt mit vielen netten Menschen und Erfolgsmomenten zusammen!